MAKALAH PERUBAHAN TERENCANA

MAKALAH

MANAJEMEN PERUBAHAN

( Perubahan Terencana )

OLEH :

KELOMPOK I

MUH. ARATADI

ERNINGSI

NURZAM

IKRAWATI RAHAYU

MIRNAWATI WAHYUNI

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS LAKIDENDE

UNAAHA

2019

BAB I

PENDAHULUAN

Perubahan organisasi adalah kegiatan episodic, artinya perubahan dimulai pada satu titik, berlanjut melalui serangkaian tahap, dan mencapai puncak dalam hasil yang diharapkan oleh mereka yang terlibat berupa perbaikan dari titik awal. Perubahan memiliki permulaan, pertengahan dan akhir.

Perubahan organisasi atau pembaharuan organisasi (organizational change) didefinisikan sebagai pengadopsian ide-ide atau perilaku baru oleh sebuah organisasi. Organiasasi dirancang untuk beradaptasi dengan peruabahan lingkungan melalui pembaharuan dan pengembangan internal. Perubahan organisasi dicirikan dengan berbagai usaha penyesuaian-penyesuaian disain organisasi di waktu mendatang. Pengelolaan perubahan secara efektif tidak hanya diperlukan bagi kelangsungan hidup organisasi, tetapi juga sebagai tantangan pengembangan. Dalam pengertian lain perubahan organisasi merupakan proses penyesuaian desain organisasi terhadap kondisi lingkungan yang dihadapi. Perubahan dapat bersifat reaktif dan proaktif. Perubahan reaktif adalah perubahan yang dilakukan sebagai reaksi terhadap tanda-tanda bahwa perubahan diperlukan melalui pelaksanaan modifikasi sedikit-demi sedikit untuk menangani masalah tertentu yang timbul.

Perubahan-perubahan yang terjadi dalam suatu organisasi ada yang dilakukan dengan sengaja da nada juga yang tidak sengaja atau dengan kata lain perubahan terencana dan tidak terencana.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    PENGERTIAN PERUBAHAN TERENCANA

Perubahan adalah “ Peralihan “, Terencana adalah diambil dari kata “ Renacana “  yang berarti pengalihan, konsep atau rancangan yang akan diambil kedepannya.

Perubahan terencana adalah peralihan atau Transformasi rancangan-rancangan, pengalihan atau konsep yang akan diambil kedepannya, jika dikaitkan dengan perubahan organisasi, maka perubahan-perubahan yang dilaukan oleh suatu organisasi yang telah direncakan berupa peralihan rancangan-rancangan kerja yang akan dilakukan oleh suatu organisai kedepannya melalui tahapan-tahapan atau proses yang telah direncanakan sebelumnya inilah yang dimaksud dengan perubahan yang direncanakan.

B.     FASE-FASE PERUBAHAN TERENCANA 

Untuk memahami Perubahan Terencana, tidaklah cukup dengan memahami proses yang mendorong perubahan, namun ada apresiasi tahap yang dilalui organisasi untuk pindah dari keadaan yang tidak memuaskan ke masa depan yang diinginkan.
Bullock dan Batten menggambarkan Perubahan Terencana menjadi dua dimensi:

1.      Tahap – tahap perubahan

Tingkatan keadaan yang dilalui organisasi ketika menerapkan Perubahan Terencana

2.      Proses – proses perubahan

Metode yang dipergunakan untuk menggerakkan organisasi dari keadaan satu ke lainnya.

·         Fase Eksplorasi yaitu Organisasi meninmbang dan memutuskan membuat perubahan Spesifik dalam operasinya dan mengalokasikan sumber – sumber daya untuk merencanakan perubahan dalam membantu pemecahan perubahan. Tumbuhnya kesadaran dan perlunya perubahan guna membantu perencanaan serta penerapan perubahan.

·         Fase Perencanaan yaitu Proses perubahan yang terkait adalah mengumpulkan informasi agar dapat ditetapkan diagnosa masalah secara tepat, tujuan perubahan dan tindakan yang diperlukan guna mencapai tujuan

·         Fase Tindakan yaitu tahap ini organisasi mengimplementasikan perubahan hasil perencanaan. Proses perubahan dirancang untuk menggerakkan organisasi dari keadaan sekarang menuju ke masa depan

·         Fase Integrasi yaitu tahapan ini segera dimulai begitu perubahan telah sukses diimplementasikan. Proses perubahan meliputi konsolidasi dan stabilisasi perubahan guna menguatkan perilaku baru melalui umpan balik dan sistem imbalan serta mengatur para manajer dan karyawan secara terus – menerus memonitor perubahan dan upaya – upaya perbaikan.

Perubahan Sifat Pengembangan Organisasi

Pengembangan Organisasi merupakan proses menerapkan pengetahuan, praktek – praktek ilmu perilaku untuk membantu organisasi dalam meraih efektifitas yang lebih tinggi
Perkembangan khusus dalam perluasan perspektif :

·         Munculnya gerakan Desain Pekerjaan terutama munculnya Teori Sistem Sosio – Tehnik yang makin menyadari bahwa tidak bisa lagi berkonsentrasi kelompok atau individu namun menimbang-nimbang sistem lain.

·         Perspektif berskala organisasi telah mendorong praktisi PO memperluas perspektif mereka dengan mengembangkan budaya organisasi dan meminati konsep pembelajaran organisasi. Alhasil, pergeseran minat dari pembelajaran kelompok kepada pembelajaran organisasi hanyalah perluasan alami belaka.

·         Makin meningkatnya penggunaan pendekatan berskala organisasi terhadap perubahan yang dibarengi dengan intensitas pergolakan dalam lingkungan operasi organisasi, mendorong praktisi PO mentransformasikan organisasi secara keseluruhan dan tidak sekedar perubahan pada bagian pokoknya saja.
Dinamika Kelompok dan Perubahan Terncana akan menciptakan dilema bagi para pendukung PO. Pengembangan organisasi semakain terfokus pada masalah makro, maka semakin kurang kemampuan pengembangan organisasi merangkul semua individu yang terkait program perubahannya dan semakin kurang mampu pengembangan organisasi mempromosikan nilai dasar demokratisnya.

C.    CARA MEMBUAT PERANCANGAN STRAGIS DALAM ORGANIASI

Suatu organisasi dapat bergerak dengan baik apabila memiliki pedoman dengan perencanaan yang matang. Perencanaan ini dilakukan melalui penilaian, evaluasi, dan pengambilan keputusan yang menghasilkan pedoman kerja bagi organisasi untuk kurun waktu 3 sampai 5 tahun ke depan yang dikenal dengan nama perencanaan strategis. Dasar dari perencanaan strategis adalah kemampuan organisasi dalam mengelola dan mengidentifikasi kelemahan secara internal untuk melakukan perubahan perencanaan dan manajemen secara cepat dan tepat. Hal ini merupakan upaya agar organisasi tetap berjalan strategis dan relevan.

Di Indonesia, berbagai organisasi telah menerapkan perencanaan strategis dalam pengelolaan mereka. Namun tidak sedikit juga yang masih beranggapan bahwa perencanaan strategis termasuk dalam perencanaan jangka panjang (konvensional) sehingga perencanaan strategis tidak dilakukan. Penggunaan perencanaan strategis dinilai mampu menetapkan isu dalam permasalahan program, menyadarkan dan mengingatkan kembali seluruh pelaksana program ataupun pemangku kepentingan organisasi terhadap visi dan misi organisasi. Serta berkontribusi terhadap meningkatnya partisipasi keseluruhan pelaku organisasi dalam proses pengambilan keputusan di organisasi tersebut.

Berikut merupakan langkah-langkah pembuatan rencana strategis dalam suatu organisasi, yaitu :

1.      PEMBAHASAN ORGANISASI

Rencana strategis dimulai dengan pembahasan organisasi melalui fasilitator diskusi dengan melibatkan pemangku kepentingan. Pembuatan struktur organisai dengan  mencantumkan nama staf beserta perananannya dalam bidang dan tanggungjawabnya.

2.      IDENTIFIKASI MASALAH ORGANISASI

Melakukan identifikasi kelebihan dan kelemahan organisasi dengan mengelompokkan berbagai permasalahan dalam beberapa kategori misalnya masalah intenal, eksternal dan zona abu-abu /greyzone.

3.      ANALISIS SEBAB AKIBAT DALAM ORGANISASI

Analisis sebab akibat dilakukan dengan menyusun masalah dalam skala prioritas dengan menuliskan rencana jangka pendek yang relevan sebagai penyelesainnya. Kemudian dilanjutkan dengan mengkaji ulang setiap permasalahan yang timbul  dengan menyertakan perencanaan tambahan.

4.      PENYUSUNAN MATRIKS PERENCANAAN PROGRAM (MPP)

Secara definisi, Man Power Planning adalah suatu proses dan Rencana yang berkaitan dengan bagaimana organisasi mengukur ketersediaan dan kebutuhan akan sumber daya manusia pada masa yang akan dating.

Membuat penyusunan MPP mengenai pembenahan manajemen, beserta pengembangan sarana pendukung untuk memberikan gambaran kondisi organisasi dan disajikan dalam bentuk tabel.

5.      PENYUSUNAN RENCANA KERJA

Mengkategorikan penyusunan rencana kerja yang mengacu pada isu-isu strategis dan dengan kesepakatan pendapat yang relevan dengan visi dan misi organisasi.

6.      MONITORING DAN EVALUASI

Mengetahui tingkat kemajuan atau kegagalan dari program. Penyusunan ini diharapkan dapat memberikan gambaran kepada seluruh pelaksana program dan pemangku kepentingan di organisasi sehingga keberhasilan perencanaan strategis menjadi lebih besar. Selanjutnya untuk memonitor dan mengevaluasi hasil kerja, perlu dilakukan pertemuan rutin untuk membahas berbagai permasalahan di lapangan dan memberikan alternatif untuk mencapai tujuan organisasi.

D.    MENGATASI HAMBATAN DALAM MERENCANAKAN PERUBAHAN

1.      Pemahaman Maksud Tujuan dan Rencana

Salah satu cara terbaik untuk memperlancar penetapan tujuan dan proses perencanaan adalah maksud dasarnya. Manajer seharusnya juga mengetahui bahwa terdapat keterbatasan pada efektivitas penetapan tujuan dan pembuatan rencana. Penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif tidak selalu memastikan keberhasilan, serta penyesuaian dan pengecualian diharapkan dari waktu ke waktu.

2.      Komunikasi dan Partisipasi

Meskipun mungkin dibuat pada tingkat tinggi, tujuan dan rencana tersebut harus dikomunikasikan kepada pihak yang lain di dalam organisasi. Setiap orang yang terlibat dalam proses perencanaan seharusnya mengetahui landasan yang mendasari strategi fungsional, dan bagaimana strategi-strategi tersebut diintegrasi serta dikoordinasikan. Orang-orang yang bertanggung jawab untuk mencapai tujuan, dalam mengimplementasikan rencana harus didengar pendapatnya dalam mengembangkan strategi tersebut. Setiap orang hampir selalu memiliki informasi yang berharga untuk disumbangkan. Bahkan ketika suatu organisasi agar bersifat sentralistis atau menggunakan staf perencanaan, manajer dari berbagai tingkat dalam organisasi seharusnya dilibatkan dalam proses perencanaan.

3.      Konsistensi /revsi /dan pembaruan

Tujuan seharusnya konsisten, baik secara horizontal maupun secara vertikal. Konsistensi horizotal berarti tujuan  seharusnya konsisten diseluruh organisasi atau dari satu departemen ke departemen lainnya. Konsistensi  vertikal  berarti tujuan seharusnya konsisten  dari atas hingga ke bawah   organisasi (tujuan stategis, taktis, dan operasional harus selaras). Karena penetapan tujuan dan perencanaan merupakan proses yang dinamis, keduanya harus direvisi dan diperbarui secara berkala.

4.      Sistem Penghargaan yang Efektif

Secara umum, orang seharusnya diberi penghargaan baik karena menetapkan tujuan dan rencana yang efektif, maupun karena berhasil mencapai target yang dicanangkan. Karena kegagalan terkadang berasal dari faktor-faktor di luar pengendalian manajemen. Orang seharusnya memastikan bahwa kegagalan dalam mencapai tujuan tidak akan selalu memiliki konsekuensi hukuman.

BAB III

PENUTUP

A.    KESIMPULAN

Perubahan terencana adalah peralihan atau Transformasi rancangan-rancangan, pengalihan atau konsep yang akan diambil kedepannya, jika dikaitkan dengan perubahan organisasi, maka perubahan-perubahan yang dilaukan oleh suatu organisasi yang telah direncakan berupa peralihan rancangan-rancangan kerja yang akan dilakukan oleh suatu organisai kedepannya melalui tahapan-tahapan atau proses yang telah direncanakan sebelumnya inilah yang dimaksud dengan perubahan yang direncanakan.

Perubahan terencana adalah peralihan atau Transformasi rancangan-rancangan, pengalihan atau konsep yang akan diambil kedepannya, jika dikaitkan dengan perubahan organisasi, maka perubahan-perubahan yang dilaukan oleh suatu organisasi yang telah direncakan berupa peralihan rancangan-rancangan kerja yang akan dilakukan oleh suatu organisai kedepannya melalui tahapan-tahapan atau proses yang telah direncanakan sebelumnya inilah yang dimaksud dengan perubahan yang direncanakan.

Fase-fase  perubahan terencana yaitu, fase eksplorasi, perencanaan, tindakan dan integrasi. Adapun langkah-langah dalam melakukan perencanaan perubahan yaitu, pembahasan organisasi, identifikasi masalah, analisi sebab akibat organiasi, pembuatan matrix perencanaan program MPP, penyusunan rencana kerja, monitoring dan evaluasi. Adapun caara mengatasi hambatan dalam organisasi yaitu, Pemahaman Maksud Tujuan dan Rencana, Komunikasi dan Partisipasi, Konsistensi /revsi /dan pembaruan, dan system penghargaan yang efektif.

B.     SARAN

Dalam melakukan perubahan dalam suatu organisasi buatlah perencanaan perubahan terlebih dahulu agar perubahan atau transformasi yang dilakukan dapat berjalan sesuai dengan keinginan dan kebutuhan suatu organiasasi.